אי ניהול נכון של זמן במהלך יום העבודה עלול להוביל לעומס יתר ולתסמונת עייפות כרונית. עמידה בכללים פשוטים תאפשר לכם לנצל את זמן העבודה שלכם בצורה יעילה יותר.
הצלחה וקריירה תלויים לרוב בניהול זמן, ביכולת לתכנן את זמנך. זה לא סוד שחלקם מצליחים לעשות הכל במקום העבודה ולעזוב את השירות בזמן, בעוד שאחרים נשארים כל הזמן במשרד עד מאוחר ולקחת את התיקון בבית. רבים מכירים את החיפזון המתמיד, ערימת המשימות והמשימות, את האפשרות, בגלל כמות העבודה העצומה, להתמקד במשימה הנוכחית. עבודת יתר היא תוצאה של עבודה ארוכת טווח בלחץ זמן.
כדי לארגן כראוי את הפעילויות שלך, עליך:
- ערוך מלאי של זמנך בכמה ימי עבודה וציין את היעדר לוח זמנים ברור, סיום מאוחר של המשימות, הפרעות הנגרמות על ידי מבקרים ושיחות טלפון.
- ניתוח הפסדים זמניים. איפה שהושקע יותר זמן ממה שצריך למשימה מסוימת. כמה זמן הושקע בטלפון, האם כל שיחות הטלפון היו ממוקדות, או שהיו שינויים בנושאים אחרים. באיזו תדירות במהלך היום הייתה תקשורת עם אנשים ש"אוכלים "זמן. מה הייתה ההתנהגות במצבים בלתי צפויים: מהומה חסרת מטרה או תגובה מהירה ונקודה?
- שאל את השאלה "האם אני אוהב את העבודה שלי?" שום עבודה לא יכולה להיעשות במהירות ובצורה טובה אם נגעלים ממנה.
איפה להתחיל?
- קבע את המטרה כדי לא ללכת לאיבוד בדברים הקטנים ולהבין לאן ללכת.
- הכינו תוכנית: 60% - זמן מתוזמן, 20% - זמן לא צפוי, 20% - זמן ספונטני. יש צורך לחלק את העסק הקרוב לטווח ארוך, בינוני וקצר טווח. תכננו רק את נפח המשימות שאפשר באמת להתמודד איתן.
- ניהול יומן הוא הכלי החשוב ביותר לניהול עצמי, כלי תכנון ובקרה טוב. יש צורך להתאים תוכניות ולשנותן אם יתבררו כבלתי ניתנים לביצוע.
- שמור על עקרון העדיפות. עדיפות. משימות לא חשובות, דחו לזמן מה. שיחות מבחן, מטלות, מכתבים ועניינים קטנים אחרים שיבוצעו באופן מקסימאלי מייד.
- למד לומר "לא" לעמית שמבקש לעשות את העבודה בשבילו, במקרה ש: ברור שהוא יכול לעשות זאת בעצמו; תאריכי פירעון יכולים לחכות; הוא היה צריך לסיים את המשימה אתמול.
- פעל לפי הכללים לתחילת היום, החלק העיקרי של היום וסוף היום. כללים לפתיחת היום: לקום אחרי שהתעוררת עם מצב רוח חיובי, בלי להתנדנד; בדוק מחדש את תוכנית העבודה להיום; כל הדברים המורכבים והחשובים שיש לעשות בבוקר; לפתור תחילה משימות מפתח. כללי החלק העיקרי של היום: דוחים עניינים דחופים הנוספים בנוסף; הימנע מפעולות אימפולסיביות לא מתוכננות; להשהות בזמן, לשמור על קצב מדוד; לבצע משימות דומות קטנות בסדרות; להשלים באופן רציונלי את מה שהתחיל; זמן שליטה ותוכניות. כללים לסיום יום העבודה: לסיים את המשימות המתוכננות להיום; לשלוט בתוצאות ובשליטה עצמית; להכין תוכנית ליום המחרת.
